私たちは皆、大量の電子メールを受け取ります。マネージャーからその従業員、同僚、購読しているさまざまなサービスのニュースレターなどに至るまで!
このような膨大な電子メール データを選別するのは時間とエネルギーの無駄です。メールを効果的に管理する方法を再評価してみてはいかがでしょうか。
いくつかの簡単なテクニックでメールのスケジュールを設定できることをご存知ですか?
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迷惑メールを取り除く
1 日あたり平均 100 通の電子メールを受信すると仮定しましょう。そのうち重要なメールは半分だけで、残りは 'ジャンク'。スパム/ジャンク メールが繰り返し発生する場合は、ジャンク ファイルを使用してスパムの大部分をキャプチャし、1 日に 2 回スキャンして、不要なメールを取り除きます。これにより、受信トレイからの迷惑メールが 30% 削減されます。
関連項目: Outlook 2016、2013、2010、および 365 で「不在時アシスタント」を使用する方法
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スマート フォルダを設定する
受信トレイを開くと、メールの 4 分の 1 が特別オファー、割引オファー、転送されたジョーク、または広告通知であることがわかります。 。基本的には電子メールマーケティングのものです。より多くの顧客を引き付けるための販売テクニックです。したがって、受信トレイを整理するために、サブカテゴリにメールの優先順位を付けてください。緊急時にメールを見つけたり、複数のメールをまとめて削除したりすることが簡単になります。
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すべてのメール通知をオフにする
電子メールは即時的なコミュニケーション手段ではありません。そのために私たちは携帯電話とインスタントメッセージングを使用します。電子メールは、すぐに応答する必要がないビジネスに適しています。したがって、他人があなたの仕事を妨げることを許可しないでください。電子メールのアラートやビープ音は集中力を妨げ、会議や会話に集中できない可能性があります。新しいメールが届くたびに、携帯電話の振動や音声をオフにします。
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不要な宣伝メールの購読を解除します
広告やプロモーションのメールをすべて読みたくないと思うでしょう。不要なものは購読解除してください。簡単かつ迅速なプロセスです。不要なニュースレターの購読を解除するには、電子メール アカウントにログインし、うんざりしているメーラーで「購読解除」を探します。検索結果を確認し、どのメールを続行するかを決定します。 www.unroll.me にアクセスして、廃棄したいニュースレターの購読を解除することもできます。受信トレイがさまざまなカテゴリやフォルダで整理されます。
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読んだり再読したりする時間をスケジュールします。 メールに集中する
アラートや通知を受け取ると、自分の責任に集中できなくなります。スケジュールされた時間内にメールを送信することを考慮することは、緊急の支援に役立つだけでなく、会議に関するカレンダーの管理と更新にも役立ちます。
連絡先番号を更新し、適切な情報を提供することで、緊急事態に備えてメールの下書きを作成することもできます。あなたに届くまでの時間。作業負荷が高いため、1 時間ごとに 10 ～ 15 分間メールをチェックしたり、朝、午後、夕方など 1 日に 3 ～ 4 回メールをチェックしたりすることもできます。
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メールをカテゴリごとに分類する
大量のメールをまとめて受信すると、重要なメールに注目し忘れたり、読まずに誤って削除してしまうことがあります。これは、受信トレイ内のすべての電子メールを受信し、それぞれのフォルダーに電子メールを配置するためのフォルダーやカテゴリが存在しない場合に発生します。受信トレイから迷惑メールを削除すると、仕事関連のメールも削除してしまうことがあります。ただし、ゴミ箱からそれらを復元することはできますが、それを行ったかどうかに気づいていない場合もあります!
誰もが自分のファイルを処理する独自の方法を持っています。これは、メールを効果的に管理する方法と、それを簡単に行う方法を提案したものです。ただし、自分に合ったシステムを見つけることはできます。
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